Quand faut-il vérifier manuellement les références?
Quand faut-il vérifier manuellement les références?
1. Les nouveaux/nouvelles animateur(trice)s qui n'ont pas inclus trois références ou plus lorsqu'ils/elles remplissent leur demande pour devenir animateur(trice)s. Ils/elles ont peut-être sauté l'étape ou inclus moins de trois références.
2. Lorsqu'un(e) animateur(trice) est revenu(e) d'une pause de service.
3. Lorsqu'un(e) animateur(trice) est transféré(e) à un nouveau groupe.
Comment ajouter manuellement des références dans MyScouts lorsqu'UN(E) NOUVEAU/ELLE animateur(trice) inclut moins de trois références dans sa demande, a omis d'ajouter des références ou revient d'une pause de service de plus de 1 an.
Il y a deux options pour effectuer une vérification manuelle des références pour ce scénario.
L'option 1 : Ajoutez les références du/de la candidat(e) dans son compte MyScouts et demandez à BackCheck de procéder à une vérification des références.
Pour ce faire au nom des commissaires et des registraires du groupe des candidat(e)s aux animateur(trice)s soumettent :
Les critères de référence - cinq références comprenant :
A. Un(e) collègue ou un(e) superviseur(euse) du lieu de travail
B. Si la personne a fait du bénévolat auprès d'un autre organisme de services aux jeunes, une personne de l'organisation. *Si le/la demandeur(euse) a fait du bénévolat auprès d'une autre organisation et n'a pas fourni de référence de cette organisation, le dossier est transmis au Service de Scoutisme sécuritaire
C. Autres personnes qui peuvent attester le caractère du/de la candidat(e)
D. Au moins deux références qui connaissent le/la demandeur(euse) depuis cinq ans
E. Plus de références morales, lorsqu'il est impossible de fournir une référence au milieu de travail ou à un organisme qui sert les jeunes
Les références ne peuvent pas être liées par le sang, le mariage ou le partenariat.
Vous aurez besoin des renseignements suivants :
Leurs noms complets
Leurs adresses courriel *le courriel est demandé dans MyScouts même s'il est rempli par téléphone
Depuis combien de temps ils/elles connaissent le/la candidat(e)
Relations avec le/la candidat(e)
L'étape 2 : Ajoutez des références dans le profil des candidat(e)s chez MyScouts sous Sélection des bénévoles --> Références dans votre menu de gauche.
Une fois ajouté, il ressemble à ceci. Inclure cinq NOUVELLES références. BackCheck communiquera avec les références par courriel.
Lorsque votre écran ressemble à ceci, avec cinq références cochées comme « ajoutées » et un NOUVEAU statut, vous pouvez quitter le système en utilisant le « X » dans le coin.
Notez que j’ai deux fois « Tinkerbell 2 ». Cela vous montre si vous commettez une erreur. Décochez simplement la case « AJOUTER/SUPPRIMER » pour supprimer celle que vous ne voulez pas traiter par Backcheck.
L'option 2 : Sinon, si vous ne voulez pas avoir à attendre que Backcheck traite les vérifications, faites-le en effectuant quelques appels téléphoniques ou en écrivant quelques courriels.
Le/La commissaire du groupe ou le/la registraire doit les remplir.
L'étape 1 : communiquez avec le/la candidat(e) pour obtenir les coordonnées des références morales choisies. Ils/Elles ont besoin de trois références pour effectuer la vérification.
Utilisez les critères de référence et les renseignements dont vous avez besoin à partir des références énumérées ci-dessus à l'option 1.
L'étape 2 : communiquez directement avec les références morales par courriel ou par téléphone et demandez-leur de répondre aux questions suivantes.
Questions relatives aux références morales :
- Recommanderiez-vous le/la candidat(e)?
- Dans quelle mesure le/la candidat(e) travaille-t-il/elle bien avec les adultes?
- Dans quelle mesure le/la candidat(e) travaille-t-il/elle bien avec les jeunes?
- Confieriez-vous la garde de votre propre enfant à ce(tte) candidat(e)?
- Quelle est votre relation avec le/la candidat(e)?
- Depuis combien de temps connaissez-vous le/la candidat(e)?
L'étape 3 : ajoutez une référence complète au compte MyScouts
Leurs coordonnées se trouvent dans leur profil MyScouts.
Il y a plusieurs façons de les trouver : vous pouvez utiliser « Trouver une personne » pour rechercher son nom ou vous pouvez aller à la page de section et regarder dans l'onglet « bénévoles actuels » où vous trouverez la liste des animateur(trice)s actifs(ves) et en attente. Sélectionnez le cercle vert (avec une personne au centre) à côté du nom du/de la animateur(trice)s en attente pour accéder à son profil.
Sélectionnez ensuite Options d'administration --> Sélection --> Références
Une fois les références ajoutées, sélectionnez « Modifier » pour chaque référence passée.
Nous avons besoin de trois références pour réussir la vérification, deux de ces trois références doivent connaître le/la candidat(e) depuis au moins 5 ans.
Si vous saisissez un contrôle échoué, veuillez le saisir dans le système et contacter également le Service de Scoutisme sécuritaire (safety@scouts.ca) et votre responsable des relations Scoutes.
Comme la vérification des références fait partie de notre procédure de sélection des bénévoles, elle doit être passée pour qu'un(e) candidat(e) devienne un(e) animateur(trice) actif(ve).
L'étape 4 :
Une fois ajoutées les références, vous verrez qu'elles ont toutes l'état NEUVES. Si ces références ont toutes obtenu une réponse positive, le statut devrait être « RÉUSSI ».
Mettez à jour leur statut, incluez les réponses à leurs questions et FAITES DÉFILER VERS LE BAS ET ENREGISTREZ la page.
Lorsque votre page ressemble à ceci, trois références ont réussi la liste, vous pouvez quitter le système.
Comment ajouter manuellement des références dans MyScouts lorsqu'un(e) animateur(trice) EXISTANT(E) est transféré(e) à un nouveau groupe ou cherche à faire du bénévolat avec plus d'un groupe.
Lorsque les animateur(trice)s sont transféré(e)s à un nouveau groupe ou se joignent à un autre groupe, ils/elles doivent effectuer une entrevue et une vérification des références afin de devenir actifs(ves) avec le nouveau groupe.
Comme ces animateur(trice)s ont déjà participé avec un autre groupe, par conséquent, plutôt que de chercher trois nouvelles références morales, nous demandons à leur ancien(ne) commissaire du groupe de fournir une référence. Cette référence répond à l'exigence. L'entrevue doit être une nouvelle entrevue avec le nouveau groupe.
L'étape 1 : communiquez avec l'ancien(ne) commissaire du groupe par courriel ou par téléphone. S'il n'y a pas un(e) CG ou s'il/elle ne connaît pas suffisamment le CG pour qu'on puisse lui fournir une référence, un(e) registraire ou un(e) animateur(trice) de section qui peut parler de son expérience avec le groupe peut plutôt être utilisé(e).
Vous aurez besoin de leur :
Nom complet
Adresse courriel *le courriel est demandé dans MyScouts même s'il est rempli par téléphone
Depuis combien de temps ils/elles connaissent le/la candidat(e)
Relation avec le/la candidat(e)
Question à l'intention du/de la commissaire du groupe
Recommanderiez-vous au/à la candidat(e) de poursuivre son Scoutisme avec un nouveau groupe?
L'étape 2 : Dans MyScouts
Dans MyScouts, ouvrez le profil d’un(e) membre et, sous « Options d’administration », sélectionnez « Menu de sélection ».
Dans la fenêtre Sélection, cliquez l'onglet Références.
L'onglet Références comporte maintenant un menu déroulant que les commissaires ou les registraires peuvent utiliser pour ajouter le groupe à la référence. Assurez-vous que le bon groupe est sélectionné. Lorsqu'un(e) animateur(trice) est transféré(e), le nouveau groupe n'apparaîtra que s'il/elle s'est inscrit(e) dans son nouveau rôle.
Une fois le groupe sélectionné, sélectionnez « Ajouter des références » au bas de la même page et ajoutez l'ancien(ne) commissaire du groupe comme référence.
Dans les Notes de référence, précisez qu'il s'agit d'une référence de commissaire de groupe pour un(e) bénévole transféré(e) (ou souhaitant faire du bénévolat auprès d'un groupe supplémentaire si tel est le cas) et répondez à toutes les questions restantes.
Une fois terminé, enregistrez les renseignements et retournez à la page de référence principale où sont indiqués les références.
Vous verrez ici l'option de cocher les références à inclure.
MyScouts exige que trois références passées soient cochées pour que l'animateur(trice) soit inscrit(e) comme ayant satisfait à l'exigence.
Sélectionnez la nouvelle référence morale du/de la commissaire du groupe et deux autres références déjà passées.
Puisqu'il s'agit d'un(e) animateur(trice) transférant selon nos lignes directrices, il/elle n'a besoin que de la seule référence supplémentaire de son groupe précédent. Toutefois, le système exige que trois soient cochés. C'est pourquoi nous vous demandons de sélectionner deux qui ont déjà réussi.
Enregistrez les modifications