Processus pour le renouvèlement automatique des bénévoles

 

Introduction
  1. Aperçu du processus pour le renouvèlement automatique des bénévoles
  2. Comment ça fonctionne
  3. Je suis un bénévole de moins de 18 ans. Comment puis-je m’inscrire?
  4. Qu’est-ce qui se passe quand je renouvèle mon inscription comme bénévole?
  5. Qu’est-ce qui se passe si j’annule mon inscription comme bénévole?
  6. Qu’est-ce qui se passe si un bénévole ne répond pas au courriel de renouvèlement?
  7. Approuver et activer les bénévoles dans MyScouts
  8. Quelles sont les capacités des commissaires de groupe?
  9. Quand faut-il marquer un bénévole comme « actif » ?
  10. Quand dois-je supprimer un rôle du profil d’un bénévole?

 

 Introduction

Cet article est destiné à tous les commissaires et registraires. Il contient les détails du processus automatique pour le renouvèlement des bénévoles et du fonctionnement de celui-ci  dans MyScouts.

 

Aperçu du processus pour le renouvellement automatique des bénévoles

Tous les bénévoles actifs de 18 ans et plus recevront un courriel de renouvèlement d’adhésion qui les remerciera de leur contribution à développer des jeunes équilibrés, mieux préparés à la réussite dans le monde. Le courriel demandera aussi au membre de renouveler ou d’annuler son adhésion pour la prochaine année de scoutisme.

Nous avons donc apporté des changements au processus de renouvèlement des années précédentes où le bénévole était automatiquement renouvelé et avait seulement l’option d’annuler son adhésion.

Les commissaires auront maintenant la capacité d’approuver les bénévoles pour la prochaine année de scoutisme dans MyScouts. Ce changement est lié aux commentaires reçus des bénévoles à l’échelle du pays.

 

Comment ça fonctionne

Tous les bénévoles actifs de 18 ans et plus recevront un courriel de renouvèlement d’adhésion le vendredi 27 juillet leur demandant de renouveler ou d’annuler leur adhésion pour la prochaine année de scoutisme. Les renseignements sur la présélection et une liste de leurs rôles ne sont pas inclus dans le courriel.

 

Je suis un bénévole de moins de 18 ans. Comment puis-je m’inscrire?

Les nouveaux et les anciens bénévoles de moins de 18 ans devront être inscrits en ligne par leurs parents. Pour toutes les inscriptions de jeunes membres, les parents/tuteurs doivent donner leur consentement électroniquement pour leur permettre de participer.

 

Qu’est-ce qui se passe quand je renouvèle mon inscription comme bénévole?

Quand un bénévole confirme son inscription, un courriel automatisé lui sera envoyé  pour l’accueillir et un courriel de confirmation sera envoyé automatiquement au secteur et au groupe. Lorsqu’un bénévole clique sur « confirmer » dans le courriel de renouvèlement, tous leurs rôles actifs seront transférés à la prochaine année de scoutisme et apparaîtront comme  « en attente ».

 

Qu’est-ce qui se passe si j’annule mon inscription comme bénévole?

Si un bénévole annule son inscription, un courriel lui sera automatiquement envoyé pour le remercier de ses services et l’informer que si les circonstances venaient à changer et qu’il souhaitait à nouveau agir comme bénévole, il peut contacter avec son groupe directement ou s’inscrire en ligne. Un courriel sera aussi envoyé automatiquement au secteur et au groupe.

 

Qu’est-ce qui se passe si un animateur ne répond pas au courriel de renouvèlement?

Un courriel de suivi sera envoyé le 9 août à tous les bénévoles qui n’ont pas répondu au courriel de renouvèlement du 27 juillet. Si l’animateur ne répond pas au deuxième courriel avant le 1 septembre, il deviendra « inactif » et aura besoin de s’inscrire s’il veut continuer comme bénévole.

 

Approuver et activer les animateurs dans MyScouts

Les commissaires et registraires auront un lien « Approbation des bénévoles » dans le menu « options de l’organisation ». Veuillez consulter la capture d’écran ci-dessous.

L’écran d’approbation des bénévoles liste tous les animateurs « en attente » pour l’année de scoutisme en cours et la prochaine. Cette liste comprend tous les bénévoles s « en attente » qui sont inscrit dans MyScouts, mais qui ne sont pas encore « actifs », ainsi que tous les bénévoles qui ont cliqué sur l’option « confirmer » dans le courriel de renouvèlement.

Le chiffre à côté du lien « Approbation des bénévoles » indique combien de bénévoles sont « en attente » et attendent d’être activés.

 

 

 

Vous pouvez encore modifier l’état d’un bénévole  à « actif » en naviguant sur le  profil de ce dernier  et en choisissant « Présélection » dans le menu « options de l’administration » à gauche.

L’approbation des bénévoles  qui se trouvent dans le profil du groupe constitue une mesure efficace pour activer et transférer plus d’un bénévole à la fois.

L’activation d’un bénévole qui  ne satisfait pas aux exigences d’adhésion créera un fichier de la personne qui a activé le bénévole  qui ne respecte pas les exigences.

 

 

 Quelles sont les capacités des commissaires de groupe?

  • Transférer le bénévole dans le même groupe en changeant l’organisation du menu déroulant
  • Changer le rôle pour animateur responsable ou animateur de section
  • Activer ou enlever le rôle de bénévole « en attente »
  • Effectuer tous les changements en un clic en choisissant « Traiter le lot ».
  • L’organisation par défaut affichée est celle de l’organisation actuelle du rôle et est indiquée avec une étoile ‘*’.
  • Les commissaires de groupe peuvent changer tous les rôles « en attente » à « actif » dans le groupe sauf celui du commissaire de groupe. Les rôles de commissaires de groupe doivent être activés par le commissaire de secteur ou le registraire de secteur. De même, les rôles de commissaires de secteur doivent être activés par le commissaire de conseil ou registraire de conseil.

Les commissaires de groupe peuvent être activés seulement par le commissaire de secteur. En conséquence, le rôle du commissaire de groupe ne contient pas l’option « activée » dans l’écran d’approbation du groupe. Ils seront toutefois affichés dans l’écran d’approbation du secteur où ils pourront être activés.

 

Quand faut-il marquer un animateur comme « actif » ?

  • Le bénévole respecte toutes les exigences en matière de présélection et peut occuper son rôle.
  • Si un bénévole ne respecte pas toutes les exigences en matière de présélection, il ne devrait pas être activé pour aucune raison. Il y a un champ qui montre tous les éléments de présélection manquants afin d’aider le commissaire avec cette tâche.

 

Quand dois-je supprimer un rôle du profil d’un animateur?

  • Lorsque le bénévole se retire du rôle avant de devenir « actif ».
  • Si le bénévole n’est pas apte à occuper le rôle.
  • Si le rôle a été créé par erreur.

 

Veuillez noter : Le fait de supprimer le rôle le retire de toute la mémoire historique, comme s’il n’avait jamais existé.

 

 

Centre d’assistance

Vous avez encore besoin d’aide? N’hésitez pas à communiquer avec le centre d’assistance de Scouts Canada :

 

 

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